Placé en troisième poste de dépenses pour les entreprises françaises, les dépenses liés aux déplacements professionnels des collaborateurs représente un challenge à relever pour les entreprises en quête de performance économique. Découvrez dès à présent nos 10 idées pour mieux maîtriser votre budget voyage d’entreprise.

Comment optimiser le budget voyages d’affaire de votre entreprise?

Il existe différents leviers qui permettront à votre entreprise de mieux gérer son budget voyages d’affaires : automatiser la gestion des notes de frais, faire appliquer la politique de voyage de l’entreprise, obtenir les meilleures conditions financières pour les vols d’avion, location de véhicule, hôtels…Cette démarche vous permettra d’anticiper les dépenses en amont afin d’avoir une meilleure visibilité sur les finances de votre entreprise.

  1. Définir un budget dédié aux déplacements professionnels d’entreprise : il est conseillé de définir un budget voyages d’affaires et de le suivre chaque semaine afin d’avoir une meilleure visibilité sur vos dépenses.
  2. Consolidez vos dépenses sur un compte : le fait de centraliser l’ensemble des dépenses (train, vol d’avion, location de voiture…) sur un compte permet d’avoir une meilleure vision et maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.
  3. Contrôler les dépenses de voyages : les outils mis à disposition par ASSET Voyages d’Affaires vous permettent une parfaite maîtrise des coûts de déplacement professionnels de vos collaborateurs grâce à la mise en place de processus d’approbation automatisés en cohérence avec votre politique de voyage.
  4. Mettre en place une politique de voyage adaptée : il convient de clarifier et de définir en amont la politique de voyages de votre organisation, et faire partager les bonnes pratiques avec vos collaborateurs. Votre voyagiste d’affaires pourra mettre à votre disposition des outils informatiques pour la faire respecter par vos collaborateurs.
  5. Réservez vos prestations de voyage au meilleur tarif : pour avoir la possibilité de réserver vos déplacements professionnels aux meilleurs tarifs du marché, faites confiance à ASSET Voyages d’Affaires qui vous fera bénéficier de la force de frappe de la centrale d’achat de SELECTOUR AFAT AFFAIRES, ce qui vous permettra de réaliser de belles économies sur votre budget voyages d’affaires.
  6. Suivre vos dépenses en temps réel : les outils de votre agence de voyage vous permettront de plafonner les dépenses de vos collaborateurs et de les suivre en temps réel. Vous piloterez mieux vos dépenses sans mauvaise surprise.
  7. Piloter les dépenses avec un reporting financier précis : il vous sera plus facile de gérer le poste des dépenses lié aux voyages d’affaires avec des tableaux de bord et rerportings finnanciers précis que votre agence de tourisme d’affaires peut mettre à votre disposition sur simple demande.
  8. Automatiser la gestion des notes de frais : gérer les notes de frais à chaque fin de mois est un cauchemar pour la plupart des collaborateurs…Pour simplifier cette gestion mensuelle il vous est possible d’automatiser la gestion des notes de frais via des outils informatiques que votre agence de voyages d’affaires peut mettre à votre disposition ce qui réduire d’autant les frais liés à leur traitement en interne dans votre entreprise.

Alors convaincu qu’il est toujours possible d’activer des leviers pour réduire vos dépenses de voyages d’entreprise? Consultez nous pour un diagnotic gratuit !