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Organisation d’un séminaire d'entreprise ou événement professionnel

 

Organisation d'évènements professionnels

Afin d'organiser un événement professionnel ou une réunion d'entreprise dans les règles de l'art, un conseiller dédié vous donnera des conseils avisés et vous accompagnera de A à Z durant tout votre projet.

ASSET VOYAGES D'AFFAIRES vous recommande 5 étapes essentielles :

Définissez les objectifs de votre manifestation :

  Dates, durée de l’événement, niveau de confort de l’hébergement souhaité...
  Nombre de personnes présentes (en chambre single ou double) âge moyen, répartition hommes/femmes pour déterminer les activités annexes qu'elle soient sportives ou plus calmes...Les convives sont vos clients ou collaborateurs d'entreprise?
 Destination de votre événement (France métropolitaine, moyen courrier ou long courrier) ?
  Quel contenu souhaitez vous présenter durant l’événement?
  Nature de l’événement : Team building, séminaire, convention, récompense, Incentive...
  Avez vous besoin de salles de réunion avec micro et projecteur? Pour un événement de plusieurs prévoyez vous des temps forts (soirée spectacle, activités sportives...)

Une fois que vous aurez défini tous ces éléments, nous pourrons conseiller la meilleure solution la plus adaptée à votre projet et budget. Votre conseiller dédié vous aiguillera dans les choix à réaliser :

  Budgétisation des différents postes de dépenses (transport, hébergement, restauration, salles, activités,… ).
  Organisation des moments forts de l’événement 
 Envoi par courriel des dates et horaires de vols d'avions A/R ainsi que les formalités douanières (visa, passeport...) et sanitaires (vaccins obligatoires)...
 Si des thèmes ou soirées spéciales sont prévues, il vous indiquera les tenues vestimentaires à respecter (sportives, décontractées, élégantes ou libres).

Afin que vos collaborateurs adhèrent à votre projet, il faut pouvoir les informer régulièrement de l’événement.

 

 

Transport pour séminaire d'entreprise:

L’offre Asset Voyages d’Affaires, comprend une solution clés en main pour le transport de vos équipes et met à votre disposition un service dédié pour organiser un voyage d'entreprise sur mesure en choisissant pour vous des compagnies aériennes fiables avec une qualité de service reconnue quels que soit le lieu de votre destination.

Concernant les horaires de départ ou de retour en train ou avion, nous vous recommandons de les transmettre directement aux participants Transmettez directement aux participants en prévoyant une marge horaire suffisante pour l’heure de rendez-vous à la gare/aéroport afin de rassembler votre groupe et faire le compte.

Pour les vols d'avion internationaux, il est fortement recommandé de se présenter à l’aéroport 2 à 3h avant l’heure de décollage. Transferts: Nous nous occuperons de gérer votre transfert de l'aéroport d'arrivée vers votre lieu d’hébergement.

Pensez à préciser à vos participants l'organisation des transferts entre la gare/aéroport et le lieu d'hébergement. Si vous voyagez en train, nous pouvons organiser un accueil spécifique avec hôtesses d'accueil et définir le menu de votre plateau repas.

Organisation d’un séminaire :

Culture et loisirs: nous conseillons d'indiquer dans un carnet de route les principales visites, les déplacements culturels ou loisirs proposés sur place afin de permettre à vos collaborateurs de suivre au mieux l’agenda de votre séminaire d'entreprise.

Bagages : tous vos bagages doivent être étiquetés et verrouilés (cadenas ou codes à chiffres).La franchise bagages (poids total autorisé en soute et en cabine) est précisée sur votre convocation.

Asset voyages d’affaires, ne prendra pas en charge le paiement des excédents de bagages éventuels.

Rappelez à vos participants les documents obligatoires pour le voyage : pièce d’identité, passeport, éventuellement Visas.

Salle de réunion de séminaire:

Nous configurerons votre salle de réunion pour répondre au mieux à vos attentes, en adaptant l'agencement de l’espace.

  Salle de classe : agencement face à l’intervenant par rangées de tables avec chaises, ce qui permettra aux convives d'avoir un espace d’écriture.
  Salle de conférence : table rectangulaire ou ovale, avec des chaises tout autour et aux extrémités tout comme la disposition dite « en carré ».
 En carré : Tables disposées en carré (ou en rectangle), laissant le centre libre pour intervention d’un conférencier.
 Théâtre : rangées de chaises ou de fauteuils faisant face à une scène, à la table principale ou à l’intervenant.
 En U : série de tables disposées en forme de U, avec des chaises placées tout autour du U.).
  Équipement : Faites-nous part de vos besoins, nous vous conseillerons sur les installations à prévoir.
  Audiovisuel : micro, barco, ordinateur, vidéo conférence, éclairage, microphones sur pied, projecteur et écran, enregistrement de la session, scène, pupitre.
  Web / téléphonie : connexion à internet, wifi, connexions téléphoniques / internet – fourniture : Stylos, bloc notes, eau.
 Mobilier : tables, chaises, nappe, décoration (fleurs…).

Budget de séminaire :

Votre interlocuteur dédié vous accompagnera tout au long de votre projet et élaborera avec vous votre budget afin d'éviter toute mauvaise surprise. 

Nous vous recommandons de bien communiquer autour du lieu avec une signalétique adéquate, mais également auprès des collaborateurs de votre l’entreprise.

Prévoyez éventuellement des licences à payer (utilisation des droits d'auteur pour la musique) et des assurances (annulation, rapatriement de collaborateur, perte ou retard de bagages, etc.) ainsi qu’une somme pour les visites en dehors du lieu de l’événement si besoin est.

  Transport : Avion, train ou bus privé pour le voyages en France ou à l'étranger. Bus, taxi pour les transferts et visites diverses sur place.
  Restauration : Notre formule permet de profiter de boissons illimitées et éventuellement de cocktails et collations sur devis.
 Assurances : Annulation de voyage, vol, rapatriement sanitaire, retard ou perte de bagages.
 Hébergement : nombre de nuits, chambres doubles ou simples, nombre de convives.
 Réservation de salles : nombre de jours, type de salles de réunion (plénière, sous-commission, salles de réception).
 Matériel et audiovisuel : Projecteur sur écran, microphone, connexions internet WIFI…
 Décoration : Plantes, accessoires, décors divers
  Communication : signalétique sur place pour vos collaborateurs et partenaires
 Loisirs : organisation d'activités culturelles et sportives sur mesure
 Prévision de coûts divers : visites supplémentaires, pourboire des guides...

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