Foire aux questions voyages d’affaires

Plusieurs compagnies aériennes font évoluer leurs offres commerciales pour répondre aux attentes de leurs clients voyageant à titre professionnel, ces compagnies ont simplifié la structure tarifaire, notamment sur la France et l’Europe, permettant ainsi d’offrir encore plus d’opportunités de voyages à prix attractifs tout en préservant la qualité de service.

Vous disposez notamment sur la France, l’Europe et les destinations long-courriers d'une gamme de tarifs bien adaptés aux demandes des voyageurs d’affaires qui recherchent l’efficacité au meilleur prix. Ces tarifs n’imposent pas de minimum de séjour sur place contrairement à ce qui est généralement pratiqué avec les tarifs les plus bas.

Notre agence de voyages spécialisée en voyages d’affaires est en mesure de vous apporter ce service et vous aider dans cette optimisation tarifaire.

Qualité du contact

L’agent de voyages est un professionnel. Il vous conseillera selon votre profil une destination appropriée.
Vous bénéficierez de conseil de qualité, et de l’expertise de l’agent de voyages. Il garantit le suivi des étapes de votre voyage d’affaires, et vous fait vivre une expérience personnalisée.

L’agence de voyages d’affaires n’est pas qu’un commerçant. Il est responsable de la qualité de ses prestations vendues au client : Il veut vendre plus qu’un voyage !

Une relation basée sur la confiance doit être instaurée entre l’agent de voyages et le client.

Fidéliser le client en lui offrant les meilleurs produits

Autorisation d’exercer : Le métier agent de voyage ne s’improvise pas. Il y a des conditions d’accès à la profession.

Le Numéro de licence est délivré par un organisme public officiel : ATOUT FRANCE.

Sa responsabilité professionnelle est engagée

Responsabilité de l’agent de voyages :

L’agent de voyages est très attentif aux attentes du client et leur délivre une prestation de qualité en respectant son budget et assurer l’ensemble de la prestation.

Les outils de recherche basent leurs réponses sur un critère unique :

Trouver le meilleur tarif disponible pour les services demandés. L’agent de voyages peut faire gagner beaucoup de temps au client ; transferts et connexions entre vols, situation de l’hébergement par rapport aux intérêts du client, etc.

Les agences de voyages font appel à des outils de recherches professionnels très avancés (Amadeus…) auquel l’internaute n’a pas forcément accès

Les agences de Voyages ont accès à des tarifs préférentiels dont ils font bénéficier leurs clients.

C’est le volume d’affaires réalisé qui leur garantissent cet avantage, pas la diminution de la qualité proposée.

Les agences de voyages obtiennent des avantages, des qualités de service auprès de leurs fournisseurs.

Les TO négocient auprès des fournisseurs ce type d’avantages. C’est une démarche essentielle qui ne peut être obtenue sur internet

Simplicité et gain de temps :

Acheter des vols, des voyages d’affaires ou loisirs et des séjours auprès d’une agence de voyages est facile :

D’une part grâce au design simple des méthodes de recherche et de réservation et d’autre part, grâce aux renseignements complémentaires que l’agence de voyages offre pour aider le client dans sa décision

L’agent de voyages assiste son client à travers le monde, où qu’il soit. Il s’assure au bon déroulement du programme

Allouez un budget dédié aux déplacements professionnels :

Parce que le budget "déplacements professionnels" correspond au troisième poste de dépense d'une entreprise, parce que les frais liés aux déplacements d’une société sont très souvent mal connus, il est important de gérer son budget de manière efficace sur le long terme. Pour cela, il est conseillé d’allouer un budget spécifique dédié aux frais de déplacements professionnels.

Centralisez tous vos frais en un seul compte :

Habituellement dilués au sein de divers services, la centralisation de tous les frais sur un seul compte vous permet de bénéficier d’une vision globale et centralisée de toutes vos dépenses professionnelles (essence, train, avion, hôtel, restaurant, location de voitures, taxi…). La gestion mutualisée de ces dépenses est ainsi un gage de contrôle, de sécurité et de maîtrise des coûts.

Pilotez vos dépenses professionnelles en amont :

Pour gagner en visibilité, anticipez les coûts des déplacements en amont. Grâce à un contrôle à priori et non a posteriori, vous évitez les dépenses non maîtrisées. Les dépenses sont alors mieux encadrées et mieux pilotées. Afin d’éviter que le budget alloué aux déplacements professionnels ne soit dépassé, certains outils offrent la possibilité de plafonner les dépenses. En paramétrant les cartes de vos collaborateurs, vous êtes ainsi assurés qu’ils ne pourront pas dépenser plus que le budget disponible sur leur carte

Utilisez une seule carte pour toutes vos dépenses professionnels :

La mise en place d’une seule carte pour payer toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels permet aux entreprises d’avoir une traçabilité et une visibilité optimale de toutes les dépenses. La centralisation de tous les frais sur une seule carte permet également aux salariés d’avoir une meilleure perception des coûts générés par leurs déplacements

Mettez en place une politique voyages adaptée :

Une politique voyages bien définie et comprenant des directives claires permet aux entreprises de faire des économies sur leur budget alloué aux déplacements professionnels. La mise en place d’une politique voyages doit cependant faire l’objet d’une réflexion en amont sur les besoins de l’entreprise.

Faire partager les bonnes pratiques, gérer les risques, assurer la sécurité des voyageurs et maîtriser les coûts sont autant de critères et lignes directrices que doivent encadrer une politique voyages. Indispensable pour toute entreprise, sa mise en place peut parfois s’avérer complexe. Le choix des bons outils pour la faire appliquer dépendra ensuite de la taille et des besoins de l’entreprise.

Réservez vos voyages auprès d’une agence de voyages d’affaires à tarifs compétitifs :

Un des leviers pour faire des économies sur les déplacements professionnels est sans conteste le choix de partenaires à tarifs compétitifs. Grâce au choix du bon partenaire ou de la bonne plateforme de réservation, vous profiterez de prix attractifs vous permettant de faire des économies. En fonction de vos choix et de vos besoins, certaines plateformes de réservation vous permettent de paramétrer votre politique voyages, de mettre en place des alertes en cas de dépassement, et de bénéficier de tarifs négociés.

Suivez les dépenses en temps réel :

La visibilité est un enjeu majeur pour la plupart des entreprises dans le cadre de la gestion des déplacements professionnels. Pour optimiser vos dépenses et maîtriser intégralement votre budget, suivez et pilotez vos dépenses en temps réel. Afin de faciliter le suivi de votre budget, certains outils vous permettent également de plafonner vos dépenses. Vous avez ainsi la possibilité de piloter votre budget en temps réel, sans dépassement possible.

Pilotez vos dépenses grâce à des reportings et des tableaux de bord :

Difficile de piloter son activité sans tableaux de bord et reportings ! Suivez, analysez et comparez toutes les données pour optimiser votre budget lié aux déplacements professionnels. En vous équipant d’outils performants, vous avez la possibilité de suivre avec efficacité et simplicité les objectifs, de réduire les coûts, et d’optimiser les budgets. Les outils d’analyse et de reporting sont alors des leviers importants pour déceler les sources d’économies potentielles ou analyser la rentabilité de vos déplacements professionnels.

Optimisez la récupération de la TVA et de la TVS :

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et la taxe sur les véhicules de société (TVS), si elles ne sont pas récupérées peuvent alourdir considérablement votre budget lié aux déplacements professionnels. Certaines dépenses donnent droit à une déduction de la TVA mais cette déductibilité dépend de certains pays et de certaines conditions… Pour vous aider à récupérer au mieux ce qui vous est dû, équipez-vous d’outils performants qui vous permettront de générer des journaux d’aide à la récupération de la TVA.

Automatisez les processus en vous équipant d’outils pour gérer vos notes de frais :

Afin de simplifier et optimiser la gestion des dépenses des collaborateurs, il est recommandé de vous équiper d’outils pour gérer vos notes de frais. Le recours à ces outils présente un intérêt certain puisqu’ils permettent de diminuer les coûts de traitement des notes de frais et d’automatiser les processus de bout en bout. Grâce aux notes de frais pré-remplies et aux reportings détaillés, vous gagnez en productivité et gérez vos notes de frais en toute simplicité !

Pour motiver, souder ou récompenser une équipe, les grandes entreprises ont pris l'habitude d'organiser des voyages de groupe. Des formules adaptées existent aussi pour les PME-PMI. Quelques conseils pour bien réussir son voyage «incentive» ou son voyage de groupe :

L’agence de voyages s’occupe des PME de toutes tailles qui font appel à elle pour élaborer des formules de voyage sortant de l’ordinaire.

Elle dispose d’un autre argument majeur pour séduire leurs clients : Une licence qui couvre les entreprises en cas d’accident ou d’imprévu l’agence a un savoir-faire reconnu qui vous permettra de mieux « surprendre » vos convives.

Une bonne organisation d’un tel événement, qui s’avère coûteux, réside dans sa dynamique collective : le groupe est au cœur du voyage, il est même plus important que la destination elle-même. La réussite de ce type excursion repose totalement sur l’ambiance qui va s’établir pendant le séjour
Une organisation qui laisse la place à l’inattendu. Ce qui ne doit pas empêcher les organisateurs de mettre en place des escapades permettant aux invités de découvrir la réalité sociale et environnementale du pays.

Bon a savoir : L’agence de voyages d’affaires offre une garantie

La loi du 13 juillet 1992 et ses textes d’application fixent les conditions d’exercice des activités relatives à l’organisation et à la vente de voyages. Elle impose de justifier, à l’égard des clients, une garantie financière suffisante, spécialement affectée au remboursement des fonds reçus et à la délivrance de prestations de substitution dans le cas d’une éventuelle défaillance de l’agence de voyages. Il est bon de vérifier que votre agence est adhérente de l’APS (Association professionnelle de solidarité), qui fournit à ses membres la garantie prévue par la loi. Bien sûr, passer par une agence entraîne un surcoût : comptez de 2.5 à 4% de majoration par rapport à un voyage acheté en direct.

Si les pros du déplacement professionnel maîtrisent parfaitement les arcanes d’un voyage d’affaires réussi, il n’en est pas toujours de même pour les jeunes cadres qui découvrent les surprises du terrain. Au-delà du séjour, ce sont souvent de simples astuces qui facilitent le relationnel sur place.

Le doute est la première qualité d’un voyageur d’affaires lorsqu’il prépare son déplacement,

- c’est pour cela qu’il faut rédiger sa check list. Il n’est pas inutile de faire un plan d’attaque sur papier que l’on envisage pour son déplacement professionnel.

- Il faut aussi s’informer sur la destination, sa culture, sa façon de travailler…

- Prévoir des documents de travail.

- Prévoir les dépenses, regarder ses limites de CB et penser à la note de frais :

Le niveau de vie de chaque pays est souvent différent de ce que vous imaginez.

Il vous faudra tout naturellement regarder les limites de votre carte bancaire et vérifier qu’elle soit utilisable dans le pays ou vous vous rendez. Etudiez le cout moyen de la vie sur place, pensez à toujours prendre du liquide sur vous, et veillez à les mettre dans un endroit sûr pendant votre déplacement

- Penser a vos contacts sur place : pensez toujours à prendre quelques petits cadeaux, si minimes soient-ils, car ils feront toujours plaisir.

-Gérer ses rendez-vous : La ponctualité est souvent considérée comme la première qualité attendue.

- Anticiper les temps mort : si vous restez à destination quelques jours, il y a peut être opportunités pour découvrir le site ou les habitants

- Les éventuels soucis de santé : Notez les spécificités des médicaments que vous utilisez à fin d’en disposer sur place en cas de besoin

- Poursuivre le voyage au retour : Un voyage est toujours fait d’engagements, de promesses non formelles mais qu’il faudra tenir pour garder l’image de sérieux que vous avez donné pendant tout le déplacement professionnel

Cadrer le séminaire

Déterminer l’objectif : travail, remobilisation, loisirs, décompression, commercial…

Négocier un budget avec la direction générale

En profiter pour obtenir si besoin les souhaits de la direction sur le séminaire.

Fixer une date

Obtenir les souhaits des responsables sur la période à privilégier

Consulter quelques-unes des personnes invitées pour avoir un avis

Conserver un délai raisonnable jusqu’au séminaire pour avoir les moyens de l’organiser et pour maximiser le nombre de présents

Dès que la date est fixée, prévenir tous les participants

Choisir le lieu

Cibler la recherche : zone géographique, type de lieux (classique /moderne, ancien/neuf, équipements et services à disposition)

Faire des recherche en fonction des critères définis

Demander conseil à des collègues et à des proches dans d’autres entreprises

Solliciter un devis aux différents lieux sélectionnés et vérifier les disponibilités aux dates choisies

Faire éventuellement valider son choix final

Etablir un programme

Concevoir la trame du séminaire avec des plages horaires pour le travail et les loisirs

Déterminer les tâches qui nécessitent une intervention extérieure : repas transport, animations…

Solliciter les prestataires

Lister les services fournis avec le lieu : sonorisation, vestiaires, repas…

Pour les autres, contacter des prestataires pour obtenir des devis

Faire valider son choix si besoin.

Mobiliser les participants

Solliciter les personnes avec des tâches précises en interne

Lancer une invitation générale avec le programme de la journée

Tenir les participants informés des éventuelles révolutions

Faire une piqure de rappel la veille du le séminaire

Réussir son séminaire

S’assurer de la présence de tous les intervenants

Veiller au bon déroulement du programme

Récolter les opinions sur l’organisation

Si les pros du déplacement professionnel maîtrisent parfaitement les arcanes d’un voyage d’affaires réussi, il n’en est pas toujours de même pour les jeunes cadres qui découvrent les surprises du terrain. Au-delà du séjour, ce sont souvent de simples astuces qui facilitent le relationnel sur place.
Le doute est la première qualité d’un voyageur d’affaires lorsqu’il prépare son déplacement,

- c’est pour cela qu’il faut rédiger sa check list. Il n’est pas inutile de faire un plan d’attaque sur papier que l’on envisage pour son déplacement professionnel.

- Il faut aussi s’informer sur la destination, sa culture, sa façon de travailler…

- Prévoir des documents de travail.

- Prévoir les dépenses, regarder ses limites de CB et penser à la note de frais :

Le niveau de vie de chaque pays est souvent différent de ce que vous imaginez.

Il vous faudra tout naturellement regarder les limites de votre carte bancaire et vérifier qu’elle soit utilisable dans le pays ou vous vous rendez. Etudiez le cout moyen de la vie sur place, pensez à toujours prendre du liquide sur vous, et veillez à les mettre dans un endroit sûr pendant votre déplacement

- Penser a vos contacts sur place : pensez toujours à prendre quelques petits cadeaux, si minimes soient-ils, car ils feront toujours plaisir.

-Gérer ses rendez-vous : La ponctualité est souvent considérée comme la première qualité attendue.

- Anticiper les temps mort : si vous restez à destination quelques jours, il y a peut être opportunités pour découvrir le site ou les habitants

- Les éventuels soucis de santé : Notez les spécificités des médicaments que vous utilisez à fin d’en disposer sur place en cas de besoin

- Poursuivre le voyage au retour : Un voyage est toujours fait d’engagements, de promesses non formelles mais qu’il faudra tenir pour garder l’image de sérieux que vous avez donné pendant tout le déplacement professionnel

Le programme Blue Biz permettra aux petites et moyennes entreprises d'obtenir rapidement des billets d'avion gratuits lorsque leurs collaborateurs voyagent.

C'est l'atout des PME-PMI pour optimiser leur budget de déplacements professionnels et réaliser des économies :

- Des Blue Credits cumulés grâce aux déplacements des collaborateurs de l'entreprise.

- Des billets primes, des options ou des Cartes d'Abonnement obtenus grâce aux Blue Credits cumulés,

- Une gestion en ligne simple dans un espace personnalisé,

- Des Miles dans le cadre du programme Flying Blue pour les collaborateurs de l'entreprise qui voyagent.

La Carte d'Abonnement France-Europe-Afrique du Nord est proposée à 299 € au lieu de 399€ aux entreprises membres du programme de fidélisation Bluebiz.

En associant la Carte Corporate Air France - American Express vous bénéficiez en plus d'un bonus annuel exclusif de Blue Credits.

BlueBiz offre un large choix de destinations et de vols permettant de cumuler des Blue Credits avec AIR FRANCE, KLM, ALITALIA, DELTA et leurs partenaires, de même pour l’obtention des billets primes.

BlueBiz est un programme des compagnies AIR FRANCE, KLM, ALITALIA, DELTA.